Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Leadwhale AB, organisationsnummer 559450-2675, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter på Kontorshotell Malmö. Du når oss på info@kontorshotellmalmö.com. Policyn beskriver hur vi behandlar uppgifter när du använder vår kostnadsfria kontorsmatchning, Kontorshjälpen, eller kontaktar oss.

2. Uppgifter vi behandlar

Vilka uppgifter vi får beror på vilket formulär du använder. Vi kan behandla:

• Kontaktuppgifter: e-postadress och telefonnummer. Namn och företagsnamn om du lämnar dem.
• Kontorsbehov: antal personer, typ av arbetsplats och önskad inflyttning. Område, budget och meddelande om du anger dem, samt vilket kontor eller vilken sida förfrågan kommer från.
• Ärendeuppgifter: formulärets källa, tidpunkt, intern ärendeidentitet, vilken integritetsversion som visades och efterföljande korrespondens om förfrågan.

3. Ändamål och laglig grund

Vi använder uppgifterna för att hantera din kontorsförfrågan och hjälpa dig att hitta kontor. Uppgifterna används inte för nyhetsbrev eller annan marknadsföring som saknar koppling till den aktuella förfrågan.

Om du kom till Kontorshjälpens gemensamma formulär från en kontorsannons följer annonsens identitet med som bakgrund till dina önskemål. Det innebär inte att förfrågan skickas till den annonsens operatör.

Den lagliga grunden är berättigat intresse enligt artikel 6.1 f i GDPR. Vårt konkreta intresse är att kunna driva en B2B-matchningstjänst och hantera den kontorsförfrågan som besökaren själv skickar. Vi begränsar behandlingen till den aktuella förfrågan och uppgifter som behövs för att genomföra och följa upp den.

4. Obligatoriska och frivilliga uppgifter

I Kontorshjälpen krävs e-postadress, telefonnummer, antal personer, kontorstyp och önskad inflyttning. Telefonnummer används för att stämma av era behov och planera en eventuell visning. E-post används för skriftlig information och offert om förfrågan. Namn, företag, område, budget och meddelande är frivilliga. Budget kan lämnas tom eller som vet inte än. Om du inte lämnar de obligatoriska uppgifterna kan vi inte skicka förfrågan. Inga uppgifter används för nyhetsbrev.

5. Mottagare och tredjelandsöverföring

Leadwhale AB behandlar och sparar förfrågan. Google tillhandahåller de tekniska tjänster som används för formulärmottagning, lagring i Google Sheets och e-post och behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträde åt oss.

Leadwhale AB tar emot och sparar din förfrågan i Google Sheets för uppföljning. Uppgifter som skickas genom Kontorshjälpen skickas inte automatiskt till kontorshotell eller coworkingoperatörer.

Googles tjänster kan innebära att personuppgifter behandlas utanför EU/EES. Om en sådan överföring sker ska den stödjas av en tillämplig överföringsmekanism, exempelvis EU-kommissionens adekvansbeslut eller standardavtalsklausuler (SCC), beroende på mottagare och omständigheter. Kontakta oss om du vill ha information om den mekanism som gäller för din förfrågan.

6. Lagringstid

Vi sparar kontaktuppgifter och kontorsönskemål medan de behövs för att hantera och följa upp din förfrågan. Ärendet avslutas när du inte längre söker kontor eller när uppföljningen är slutförd. När uppföljningen också är färdig raderar vi uppgifterna ur leadregistret och vår korrespondens om de inte längre behövs för dessa ändamål.

Uppgifter som ingår i bokföringsunderlag eller behövs för att hantera ett konkret rättsligt anspråk kan sparas separat så länge det krävs för det ändamålet. Det innebär inte att hela förfrågan sparas.

7. Cookies och externa karttjänster

Leadwhale AB sätter inga cookies och använder ingen localStorage, sessionStorage eller annan lagring i din webbläsare. Panelen Cookieinställningar i sidfoten är därför en informationspanel och sparar inget val.

Kartor laddas endast efter att du själv klickar för att visa dem. På kontorshotellens detaljsidor används Google Maps. På översiktskartor hämtas Leaflet från unpkg och kartplattor från OpenStreetMap. När du laddar en karta kan dessa externa leverantörer få din IP-adress, user-agent och andra tekniska nätverksuppgifter samt använda cookies enligt sina egna villkor och integritetspolicyer.

8. Automatiserade beslut

Vi använder inte dina personuppgifter för profilering eller automatiserade beslut som har rättsliga eller liknande betydande konsekvenser. Filtren på webbplatsen visar kontorsalternativ utifrån de val du gör och fattar inget beslut om dig.

9. Dina rättigheter

• Tillgång: Begära besked om och en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig.
• Rättelse: Begära att felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättas.
• Radering och begränsning: Begära radering eller att behandlingen begränsas när förutsättningarna i GDPR är uppfyllda.
• Invändning: Invända mot behandling som grundas på vårt berättigade intresse. Vi måste då visa tvingande berättigade skäl för att fortsätta behandlingen.
• Dataportabilitet: Få ut uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format när rätten är tillämplig.

10. Kontakt och klagomål

Kontakta oss om du vill utöva en rättighet eller har frågor om behandlingen. Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se.